§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejsza Procedura zgłoszeń wewnętrznych określa zasady dokonywania zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych (dalej: „Procedura” lub „Procedura zgłoszeń wewnętrznych”) w spółce Kome Polska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie (kod pocztowy: 02-661) przy ul. Modra 90/108, wpisanej do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie pod numerem KRS: 0000267366, NIP: 496-021-60-95, REGON: 140771252 (dalej: „Pracodawca”).
2. Naruszeniem prawa, które może być zgłoszone w oparciu o Procedurę zgłoszeń wewnętrznych jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:

1) korupcji

2) zamówień publicznych;

3) usług, produktów i rynków finansowych;

4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

6) bezpieczeństwa transportu;

7) ochrony środowiska;

8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

9) bezpieczeństwa żywności i pasz;

10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;

11) zdrowia publicznego;

12) ochrony konsumentów;

13) ochrony prywatności i danych osobowych;

14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

15) interesów finansowych Skarbu Państwa RP, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,

16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.

17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

§ 2. Cel Procedury

Celem Procedury zgłoszeń wewnętrznych jest utworzenie wewnętrznych zasad w zakresie wykrywania i rozwiązywania sytuacji związanych z naruszeniami prawa, o których mowa w §1 ust. 2 Procedury.

§ 3. Postępowanie w sprawie zgłoszenia nieprawidłowości

1. Procedura zgłoszeń wewnętrznych umożliwia poufne lub jawne zgłaszanie nieprawidłowości poprzez dedykowane do tego celu kanały komunikacji, umożliwiającą rzetelną, niezależną i mieszczącą się w ustawowym czasie weryfikację zgłoszenia o naruszeniu prawa oraz prowadzenia działań wyjaśniających i podejmowaniu innych uzasadnionych czynności w ramach danego zgłoszenia.
2. Zgłoszeń naruszenia prawa dokonuje się Specjaliście ds. zarządzania zgłoszeniami naruszeń prawa poprzez następujące dedykowane kanały komunikacji:

1) w formie listowej na adres:

Specjalista ds. zarządzania zgłoszeniami naruszeń prawa

KOME POLSKA sp. z o.o.
ul. Domaniewska 39b (piętro 3)
02-672 Warszawa

2) Za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail: sygnalista@kome-polska.pl

3) Zgłoszenie ustne na wniosek sygnalisty podczas bezpośredniego spotkania ze Specjalistą ds. zarządzania zgłoszeniami naruszeń prawa zorganizowanego w biurze Kome Polska sp. z o.o.  w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku, udokumentowanego za zgodą sygnalisty w formie nagrania rozmowy, umożliwiającej jej wyszukanie.

3. Zgłoszenie może mieć charakter:

1) jawny, gdy sygnalista zgłaszając naruszenie zgadza się na pełne ujawnienie jego tożsamości zarówno osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia jak też osobom postronnym;

2) poufny, gdy dane osobowe sygnalisty podlegają ochronie przed dostępem osób nieupoważnionych, szczególnie poprzez utajnienie danych sygnalisty.

4. Pracodawca nie przyjmuje zgłoszeń anonimowych tj. niepozwalający na identyfikację osoby sygnalisty, takie zgłoszenia nie będą podlegały niniejszej Procedurze.

5. Zgłoszenie naruszenia prawa powinno zawierać:

1) dane sygnalisty: imię i nazwisko, adres e-mail albo adres do korespondencji (w zależności od wyboru kanału komunikacji);

2) datę i miejsce sporządzenia zgłoszenia;

3) dane osoby/osób (imię i nazwisko lub stanowisko pracy) które dopuściły się naruszenia prawa jeśli są znane sygnaliście;

4) szczegółowy opis naruszenia prawa wraz z podaniem, dat w których miało to miejsce;

5) wskazanie okoliczności powzięcia informacji o naruszeniu;

6) wskazanie osób mających związek ze sprawą lub ewentualnych świadków;

7) inne okoliczności istotne dla sprawy.

8) zebrane przez sygnalistę dowody potwierdzające naruszenie prawa, jeśli sygnalista jest w ich posiadaniu.

6. Zgłoszenia są przyjmowane są za pomocą kanałów komunikacji określonych w ust. 2 przez Specjalistę ds. zarządzania zgłoszeniami naruszeń prawa.

7. Potwierdzanie przyjęcia zgłoszenia będzie przekazane sygnaliście w terminie 7 dni od złożenia zgłoszenia, chyba, że sygnalista nie podał adresu do kontaktu umożliwiającego z nim komunikację.

§ 4. Obowiązek podjęcia działań następczych

1. Działaniem następczym na skutek zgłoszenia przez sygnalistę naruszenia prawa jest działanie podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w stosownych przypadkach, w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury przyjmowania i weryfikacji zgłoszenia.
2. Działania następcze włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej są obowiązkiem Specjalisty ds. zarządzania zgłoszeniami naruszeń prawa.
3. Specjalista ds. zarządzania zgłoszeniami naruszeń prawa, jest osobą bezstronną działającą w ramach struktury organizacyjnej Pracodawcy, upoważnioną do przyjmowania, weryfikacji zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych z zachowaniem należytej staranności.
4. Działania następcze rozpoczynane są niezwłocznie po otrzymaniu zgłoszenia o naruszeniu prawa.
5. Informacja zwrotna na temat podjętych działań następczych zostaje przekazana sygnaliście w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia sygnaliście, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu.

§ 5. Ochrona zgłaszających naruszenia prawa

1. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
2. Jeżeli praca jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, polegające w szczególności na:

1) odmowie nawiązania stosunku pracy;

2) wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;

3) niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku, gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;

4) obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;

5) wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;

6) pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;

7) przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;

8) zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;

9) przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;

10) niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;

11) negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;

12) nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;

13) przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;

14) mobbingu;

15) dyskryminacji;

16) niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;

17) wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;

18) nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;

19) działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;

20) spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu;

21) wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty– chyba że Pracodawca udowodni, że kierował się obiektywnymi powodami.

3. Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także groźbę lub próbę zastosowania środka określonego w ust. 2, chyba że Pracodawca udowodni, że kierował się obiektywnymi powodami.

4. Regulacje zawarte w ust. 2 i 3 powyżej stosuje się odpowiednio do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą.

5. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących w szczególności:

1) wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;

2) nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, chyba że Pracodawca udowodni, że kierował się obiektywnymi powodami.

§ 6. Informacja na temat możliwości dokonywania zgłoszeń zewnętrznych

1. Osoba posiadająca wiedzę o fakcie naruszeń prawa, o których mowa w niniejszej Procedurze, uprawniona jest do dokonania zgłoszenia zewnętrznego poprzez poinformowanie o tym fakcie Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych, a w stosownych przypadkach do organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
2. Zgłoszenia zewnętrzne dokonywane są w trybie uregulowanym w przepisach prawa, które znajdują zastosowanie do określonego organu publicznego. W szczególności zgłoszenie może być dokonane pisemnie (wysłane listem poleconym lub złożone w biurze podawczym organu) lub ustnie.

§ 7. Rejestr zgłoszeń i Przetwarzanie Danych Osobowych

1. Każde przyjęte zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w rejestrze zgłoszeń.
2. Rejestr jest prowadzony w wersji elektronicznej przez Specjalistę ds. zarządzania zgłoszeniami naruszeń prawa na podstawie upoważnienia Pracodawcy.
3. W rejestrze zgłoszeń gromadzi się następujące dane:

1) numer sprawy,

2) przedmiot naruszenia,

3) datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego,

4) informację o podjętych działaniach następczych,

5) datę zakończenia sprawy.

4. Pracodawca gwarantuje, że Procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.

5. Dane osobowe sygnalisty lub osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz świadków naruszenia, są chronione zgodnie z Polityką Prywatności Pracodawcy dostępną pod adresem: https://kome-polska.pl/polityka-prywatnosci/ oraz obowiązującymi przepisami prawa.

6. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem lub nagrania zgłoszenia są przechowywane przez Pracodawcę przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

7. Po upływie okresu wskazanego w ust. 1 powyżej, Pracodawca usuwa dane osobowe i niszczy dokumenty związane ze zgłoszeniem.

§ 8. Postanowienia końcowe

1. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni licząc od dnia jej ogłoszenia w sposób zwyczajowo przyjęty u Pracodawcy. Procedurę przyjęto po przeprowadzeniu konsultacji z przedstawicielem pracowników.
2. Wszelkie zmiany Procedury powinny być dokonywane w formie pisemnej, pod rygorem nieważności a następnie ogłoszone w trybie określonym w ust. 1 powyżej.
3. W sprawach dotyczących przedmiotu niniejszej Procedury, które nie zostały w niej uregulowane, zastosowanie mają przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów oraz inne powszechnie obowiązujące przepisy prawa.